マーケティングや経営に関わる人であれば1度は、プレスリリースやニュースリリースを見たことや書いたことがあるでしょう。
製品やサービスの認知を高めるために重要なものです。改めて、プレスリリースとは何か。どのように配信すれば良いのかについて、最新の情報をもとにまとめました。
プレスリリースとは？
プレスリリースは、テレビや新聞、ネットニュースなどのマスメディアに、自社のニュースをまとめた文書を送ることです。プレスリリース = ニュースリリース官庁・企業・団体などが広報用に報道機関に配布する発表資料の印刷物。また、報道機関向けの発表。プレスリリース。（※）
メディアの方は、このプレスリリースから企業の情報を得てニュースを報道しています。メディアに取り上げてもらいたいと思ったら、プレスリリースを書いてメディアに送ることが大切です。
そもそもプレスリリースとは何か詳しく知りたい方は、以下の記事を事前にご確認ください
関連：プレスリリースとは？一番初めに知っておきたい基本まとめ
（※）出典：デジタル大辞泉
プレスリリースの基本構成
プレスリリースは、主に以下の5つで構成されています。
- タイトル
- 冒頭文
- 本文
- 会社概要
- 問い合わせ先
それぞれ一つずつ詳しく見ていきましょう。
タイトル
タイトルは記者が初めに目にする部分で、企業のニュースを一言で表す大見出しです。簡潔で、明確かつ魅力的に、記者がニュースの内容をすぐに理解できるように工夫しましょう。
約30文字で、印象的でニュースの本質を直接的に伝える内容にすることを推奨します。
冒頭文・リード文
リード文は、貴社の関心をさらに引き付ける重要なパートです。リード文は、以下のように5〜6行にまとめると良いでしょう。
シェイプウィン株式会社（中野区 代表取締役 神村優介）は、10月1日に新しい〇〇に向けたWebサービスを開始します。
このように、誰がいつ何をしたのかを簡潔にまとめたニュースのメインになる文章です。5W1Hを整理して書くとよいでしょう。所在地と代表者名を入れているのは、メディアと表記を合わせるためです。
本文
冒頭文に書いたニュースの概要を膨らませた内容です。背景やニュースの詳細説明、商品・サービスの特徴と概要などを書きます。写真や説明図があるとより効果的です。
会社概要
会社名、所在地、代表者名、資本金、事業内容、ホームページアドレスを、簡潔に箇条書きで書くとよいです。
問い合わせ先
取材や問い合わせを受けられるように、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスを書いておきます。記者からの突然の問い合わせに対応できるよう、可能であれば2名の名前を記載し体制を整えておくのが理想です。
プレスリリースの配信
プレスリリースが完成したら、メディアにFAXやメール、郵送でプレスリリースを送付します。送り先のFAX番号やメールアドレスはメディアのホームページに書いてあります。
書いていない場合は、メディアに電話すると送る方法と送り先を教えてくれるでしょう。
数千以上もメディアがあるので、大変だなと思われる方は、プレスリリース配信サービスを使うとよいです。プレスリリース配信サービスには、ValuePress、@Press、DreamNewsなどがあります。配信効果に特に優劣はないです。
関連：
プレスリリースを送るタイミングと配信代行サービスの3つの弱点
広報初心者がやりがち？意味のないプレスリリース５選！＜例文付き＞
配信前にチェックすべき10のチェックリスト
配信されるプレスリリースが効果的であるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。ここでは、配信前に確認すべき10点のチェックリストを提供します。
①タイトルは30文字以内になっているか？
タイトルは、読者の注目を引くために最も重要な部分です。1行あたり30文字程度に収め、気を引くキーワードを最大3つ盛り込むことがポイントです。
形容詞ではなく具体的な数値を入れると、より具体的で理解されやすい内容になります。
②リード文だけで理解できるよう簡潔にまとめられているか？
プレスリリースのリード文は長くなりすぎないように、ニュースの要点を400字以内で簡潔にまとめることが重要です。読者が記事の本文を読む前に主要な情報を掴めるようにしましょう。
③本文は5W1Hが意識されている内容になっているか？
プレスリリースの本文では、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）に基づいて情報を整理し、詳細な説明を行います。リード文で提示した情報をさらに深掘りし、製品やイベントの特徴、関係者のコメントなどを盛り込むことで、読者の理解を深めます。
④数字やデータを用いて客観性を持たせられているか？
プレスリリースを書く際のコツは、客観性を持たせることです。特に、数字やデータの使用は、ニュースの価値を具体的かつ信頼できる情報として説得力を増加させます。例えば、新製品の販売数、サービスの利用者数の増加、業界内でのランキングなどを示すと良いでしょう。
⑤ニュースバリューが意識されているか？
ニュースバリューが高いとは、その情報が新しさ、独自性、影響力、興味深さなどを備えており、公衆の関心を惹きつける内容であることを意味します。詳しくは以下の記事をご覧ください。
メディアに刺さるニュースバリュー：ニュースバリューの高め方を解説
⑥枚数はA4サイズ1〜2枚にまとめられているか？
内容が簡潔なプレスリリースは、記者や読者にとって扱いやすいでしょう。情報過多は受け手にとっての負担となり得るため、必要最小限かつ核心を突いた情報を提供することが鍵となります。目安として、A4サイズ1〜2枚に内容をまとめると良いでしょう。
⑦広告・宣伝じみた文句が入っていないか？
広告や宣伝的な文句を含めると、プレスリリースの信頼性が損なわれ、メディアとしても報道しづらくなります。
プレスリリースでは商品やサービスの特徴を事実に基づいて紹介し、過度な形容詞や感情的な言葉遣いを避けることが重要です。
⑧記者が使いやすい画像が入っているか？
適切な画像は、文章だけでは伝わりにくい情報を視覚的に補完し、ニュースの理解を深めるのに役立ちます。
画像選びのポイントは、高解像度でクリアなものを選び、ニュースの内容と直接関連しているものを選ぶことです。また、著作権に注意し、使用許可が得られている画像を使用しましょう。
⑨専門用語が多用されていないか？
一般的な読者も含めて広く情報を伝えるためには、専門用語を避け、平易な言葉で説明することが重要です。
専門用語を使用する場合は、その用語を簡潔に説明するか、より一般的な言葉に置き換えると良いでしょう。
⑩テーマによって配信先メディアを変えているか？
プレスリリースの配信先を選定する際は、ニュースの内容やテーマとメディアの特色を合わせることがです。例えば、テクノロジー関連のニュースはテクノロジーメディアに、ローカルのイベント情報は地域メディアに配信するなど、ターゲットとする読者層が集まるメディアを選びます。
よくある質問
最後に、プレスリリースを配信する上てよく相談を受ける質問を紹介します。
プレスリリースには何を書くべきですか？
プレスリリースには、新製品の発売、イベントの開催、重要な人事変更、企業の成果や成長など、ニュース価値のある情報を入れましょう。5W1H（Who、What、When、Where、Why、How）を意識すると情報がまとまります。
プレスリリースの引用元の書き方は？
引用元は、引用文の直後やプレスリリースの末尾に記載します。具体的には、「出典：[引用元の名前]、[該当ページのタイトル]、[アクセス日]」の形式を取ることが一般的です。
プレスリリースの宛名の書き方は？
プレスリリースの宛名は、送付先のメディアや記者の正確な名前と役職を用いて書きます。例えば、「[メディア名] [部署名] [記者名]様」や「[編集部名] 担当者様」のように具体的に記載します。記者名がわからない場合は、直接メディアに問い合わせをすると記載方法を提示してくれます。
まとめ
プレスリリースを書いてメディアに取り上げられる事は、自社の製品やサービスを広げるためにとても有効な手段です。しかし、記者は毎日数千枚ものプレスリリースを受けています。
数多くのプレスリリースの中から記者の目を留めるために、まずはプレスリリースの基本的な書き方やコツを抑えることをお勧めします。
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